¿Organizando la conferencia perfecta? Siga estos 10 consejos

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¿Le gustaría organizar una [conferencia] (https://www.evenses.com/congres "Organice una conferencia") para su empresa? Entonces esto no es algo que simplemente haces. Se invierte mucho tiempo y dinero en la organización de una conferencia. Sus invitados tienen grandes expectativas y están pagando dinero por la conferencia. Por tanto, una buena preparación es muy importante. Una conferencia exitosa contribuye positivamente a la imagen de su empresa. ¿Pero cómo organizas la conferencia perfecta? Te damos 10 consejos.

** Consejo 1. Empiece a tiempo con los preparativos **

Empiece a tiempo. Esto suena lógico, pero a menudo sale mal en este punto.

En cualquier caso, tómese al menos cuatro meses para organizar su conferencia. Envíe las invitaciones a más tardar entre seis y ocho semanas antes de la conferencia. Los visitantes pueden entonces reservar espacio en su agenda para su evento.

¿Le gustaría invitar a los mejores ponentes? Entonces, por lo general, es necesario reservar con seis a ocho meses de anticipación.

Oradores destacados reconocidos

En Evenses puede contratar a varios holandeses famosos como [presentador] (https://www.evenses.com/presentatie) y orador principal, como:

[Anna Nooshin] (https://www.evenses.com/anna-nooshin libros "Anna Nooshin para tu convención")

[Geraldine Kemper] (https://www.evenses.com/geraldine-kemper-books "Libros de Geraldine Kemper")

[Dennis Weening] (https://www.evenses.com/dennis-weening books "Dennis Weening books")

Anna Nooshin

Esta mujer poderosa transmite su mensaje a sus invitados de una manera inspiradora. El joven emprendedor da un discurso impresionante que el público no olvidará pronto.

Geraldine Kemper

Durfal Geraldine Kemper asegura una presentación exitosa de su producto o su mensaje en su conferencia.

Dennis Weening

Dennis Weening es una parte indispensable de la televisión holandesa. Además del trabajo televisivo, presenta regularmente en conferencias.

** Consejo 2. Asegúrese de tener suficiente presupuesto y capacidad **

Organizar una conferencia es caro. Necesita alquilar un lugar, proporcionar tecnología, reservar un orador invitado, organizar el entretenimiento y contratar personal adicional. Así que planifique cuáles son sus deseos para la conferencia y asegúrese de que haya suficiente presupuesto para ello.

También asegúrese de que haya suficiente capacidad entre los compañeros que participan en la organización de la conferencia. Cuando tienen poco tiempo, corres el riesgo de que se escapen.

** Consejo 3. Reserve un lugar adecuado e inspirador para su conferencia **

El tercer consejo es reservar una ubicación adecuada. Esto no solo debe adaptarse a su conferencia, sino también a su grupo objetivo. Con una ubicación inspiradora, se distingue de la competencia y sorprende a sus invitados. Los factores más importantes a la hora de elegir una ubicación son una buena accesibilidad y suficiente espacio de estacionamiento.

** Consejo 4. Mantenga a sus invitados fascinados con un programa variado **

El contenido del programa hace o deshace su conferencia. Luego prepara un programa variado e interesante. Esto llevará a los invitados a su conferencia. No se limite a programar conferencias, sino ofrecer variedad. Ofrezca talleres en su conferencia. Proporcione aún más entretenimiento con un animador. O tener una banda, como una [banda de versiones] (https://www.evenses.com/coverband "Banda de versiones para su conferencia") o [banda de jazz] (https://www.evenses.com/jazz-band "Banda de jazz libros ") proporcionan la música de fondo.

Holandés conocido como presidente del día

Otra buena adición a la conferencia es contratar a un conocido holandés como presidente del día. Entonces es importante que esta celebridad se adapte a la conferencia, su empresa y los invitados.

Siempre alguien en espera

Si reserva una banda, un artista o una celebridad con Evenses, siempre le proporcionaremos un reemplazo que esté en espera. Después de todo, puede suceder que la banda, orador invitado o animador tenga que cancelar inesperadamente debido a una enfermedad u otra cosa. Gracias a nuestro stand-by, puede estar seguro de que el rendimiento continuará.

[Talleres] (https://www.evenses.com/workshop) para sus invitados

Evenses ofrece varios talleres para su conferencia, tales como:

[Taller de chocolate] (https://www.evenses.com/workshop-bonbon-chocolade "Planificación de conferencias"): presente a sus invitados el origen y la mística del chocolate.

[Taller de cócteles] (https://www.evenses.com/cocktail-workshop "Taller de cócteles"): brinde a sus visitantes la oportunidad de preparar cócteles (sin alcohol) ellos mismos.

[Taller de sushi] (https://www.evenses.com/sushi-workshop "taller de alquiler de sushi"): sorprende a tus invitados con un taller de sushi, donde elaboran diferentes tipos de sushi.

[Experiencia de RV] (https://www.evenses.com/vrexperience "Conferencia de experiencia de RV"): presente a sus visitantes lo último en realidad virtual durante una Experiencia de RV.

** Consejo 5. Asegúrese de que la técnica esté organizada correctamente **

Si el mensaje del orador invitado o presentador no llega a sus invitados, su conferencia está condenada al fracaso. Compruebe si todo está bien organizado en el campo técnico. Pruebe el sonido y la luz de antemano. Esto evita que se interrumpa a un hablante durante su historia porque la tecnología falla o no hay un proyector.

** Consejo 6. Utilice las redes sociales para la promoción **

Utilice las redes sociales para promocionar su conferencia, como Facebook, Twitter e Instagram. Aquí podrás compartir todas las novedades de tu conferencia de forma gratuita o muy económica y llegar a una gran parte de tu público objetivo.

** Consejo 7. Asegure una división clara de tareas **

Acuerde una división clara de tareas con sus colegas. Entonces queda claro para todos los que tienen qué tarea. Esto evita que ciertas cosas no se lleven a cabo, porque una persona pensó que la otra lo haría. Su conferencia se desarrollará sin problemas con una clara división de tareas.

** Consejo 8. Evite las filas largas en la entrada **

Una cola larga no es un buen comienzo para su conferencia. Evite que sus invitados tengan que esperar mucho y contrate azafatas para que el check-in se realice sin problemas. Una anfitriona también puede guiar a sus invitados a través de la conferencia.

** Consejo 9. Utilice siempre un script **
Usar un script es imprescindible. Así que siempre usa esto. Haga esto incluso si ha preparado la conferencia a la perfección. Si alguien está enfermo o si hay una calamidad, siempre puede recurrir al escenario.

** Consejo 10. Tómese un tiempo para una evaluación **

Incluso después de la conferencia, aún no está listo. Dedique tiempo a una evaluación. Descubra qué salió bien y qué podría mejorarse. Tome estos puntos como un momento de aprendizaje para la próxima conferencia. También envíe cartas de agradecimiento a los invitados, ponentes y proveedores. Al hacer esto, construyes una relación con ellos.



¿Qué está incluido en el precio?

Todo lo necesario para una actuación satisfactoria está incluido de serie en la propuesta. Así que el precio es todo incluido y no hay costes adicionales. Se incluyen:

  • Entretenimiento profesional
  • Garantía de devolución del dinero
  • Gastos de viaje
  • IVA
  • Entretenimiento de sustitución en caso de enfermedad
  • Lista de deseos en línea
  • Gestor personal de eventos
  • Servicio de atención al cliente 24/7
  • Montaje y desmontaje (si es necesario)
  • Tecnología de luz y sonido (si es necesario)
  • Otros equipos necesarios (en caso necesario)
¿Cómo se fija el precio?

El precio depende principalmente de los siguientes factores:

  • La duración de la actuación
  • Tiempo y gastos de viaje
  • Cualquier tecnología de iluminación y/o sonido necesaria
  • Cualquier tiempo de espera y preparación
  • El tamaño del grupo
  • Familiaridad del acto.

Cada fiesta es única. Por ello, estaremos encantados de estudiar sus necesidades con antelación y hacerle una propuesta a medida.

¿Cómo se garantiza la calidad del espectáculo?

Un equipo especialmente formado realiza una selección previa del entretenimiento que ofrecemos. Nos fijamos en:

  • experiencia,
  • formación,
  • relación calidad-precio,
  • representatividad,
  • originalidad
  • fiabilidad en el cumplimiento de las citas.

Qué más hacemos:

  • Todos los actos se preestrenan mediante demostraciones y actuaciones en directo.
  • Presentación personal antes de que los actos puedan realizarse en nombre de Evenses
  • Nuestra animación también dispone de un portal online donde podrán consultar toda la información y requisitos de su reserva en todo momento
  • Llamamos y enviamos mensajes de texto antes de la reserva para una comprobación final.
  • Sólo trabajamos con espectáculos que nosotros mismos respaldamos y que cumplen nuestras normas de calidad. En todos los demás casos, no aparecerán en nuestra página web.
  • Como llevamos en el negocio casi 15 años, mantenemos una buena cooperación a largo plazo con casi todos nuestros clientes del sector del entretenimiento.
¿Cuál es el proceso de una reserva?

Nuestro trabajo consiste en desahogarte por completo para que acabes teniendo una fiesta de éxito. Así es como se consigue una fiesta de éxito:

  1. Mira nuestra web y elige el entretenimiento que más te guste. ¿Difícil elegir? Póngase en contacto con nuestro equipo y le ayudaremos a encontrar la opción adecuada
  2. Recibirá una propuesta sin compromiso. ¿No se ajusta a sus necesidades? Háganoslo saber e intentaremos ajustarla. ¿Le gusta la propuesta? A continuación, puede indicar que está interesado en reservarla.
  3. Puede enviarnos sus deseos y otros detalles de forma online. Llegaremos a un acuerdo y facturaremos. Se puede pagar y firmar online. Programaremos todo el entretenimiento correctamente. Nos pondremos en contacto con usted poco antes de finalizar la reserva.
  4. Estamos listos.
¿Cómo puedo cancelarlo?

¿Necesita cancelarlo de forma inesperada? Póngase en contacto con nosotros, intentaremos resolverlo lo mejor posible tanto para usted como para el espectáculo que ha reservado. En consulta, solemos llegar a la mejor solución.

Esta es nuestra política de cancelación estándar:
Una vez confirmada la reserva, dispone de 14 días de reflexión. En ese caso, puede anular la solicitud sin indicar el motivo y sin coste alguno. Esto sólo se aplica a las reservas de más de 45 días más allá del día de la reserva.

Si el periodo de reflexión ha expirado, o si la reserva se hace en un plazo de 45 días, cobraremos gastos de cancelación. Puede contratar la protección de cancelación en el momento de la reserva por un 6,8% del importe de la reserva.

Cancelar sin protección de cancelación:
20% hasta 90 días o más antes de la reserva
40% hasta 31 días antes de la reserva
60% hasta 14 días antes de la reserva
80% hasta 7 días antes de la reserva
100% hasta 0 días antes de la reserva

Anulación con protección anulación:
hasta 90 días antes de la reserva
20% hasta 31 días antes de la reserva
30% hasta 14 días antes de la reserva
40% hasta 7 días antes de la reserva
50% hasta 0 días antes de la reserva
+
Con la cancelación flexible, siempre que el proveedor esté de acuerdo, el cliente puede cambiar la fecha de reserva una vez sin coste alguno.

En el caso de los artistas conocidos, nos atenemos a las condiciones de anulación aplicables a este partido.

¿Cómo se efectúa el pago?

Puede efectuar el pago a través de nuestro entorno seguro en línea. Para ello utilizamos el proveedor de pagos Mollie. Puede elegir entre todos los métodos de pago habituales.

  • Ideal
  • Transferencia bancaria
  • Tarjeta de crédito
  • PayPal
  • Apple Pay
  • Sofort Banca
  • Contacto bancario
  • Botón de pago KBC/CBC
  • Botón de pago Belfius

Puede elegir las siguientes condiciones de pago:

  • 100% del importe por adelantado
  • 50% al efectuar la reserva, 50% restante 14 días antes de la reserva
    Sólo para empresas:
  • Pagar 30 días después de la reserva (2,9% de recargo)
  • Pagar 60 días después de la reserva (6,8% de recargo)
¿Y si mi fiesta no puede celebrarse por culpa del Covid-19?

¿Desea contratar espectáculos, pero no está seguro de si la fecha de su fiesta puede seguir adelante? Con nosotros, puede trasladar su reserva gratuitamente en cualquier momento si su fiesta no puede celebrarse debido a medidas gubernamentales. Ofrecemos esta garantía de forma totalmente gratuita.

¿Y si el artista no puede actuar a última hora?

Siempre disponemos de una opción de reserva. Nuestro equipo está disponible las 24 horas del día. Si el espectáculo que ha reservado no puede actuar por causas de fuerza mayor, haremos todo lo posible para que el espectáculo se lleve adelante. Al disponer de una red muy amplia, siempre conseguimos el reemplazo adecuado.

Calidad garantizada
Servicio personalizado
Garantizamos la actuación siempre
Experiencia en más de 10,000 eventos
¿Quieres que tu fiesta tenga éxito?

Sea cual sea su evento o celebración, estamos aquí para hacer que su día especial sea verdaderamente memorable.

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