• ¿Forma parte de un consejo asesor de la industria en la que trabaja y se le ha pedido que proponga algunas formas de acercar a los grandes y pequeños actores de la industria? ¿Trabaja en una empresa que organiza conferencias y otros eventos a gran escala, y el año que viene hay uno importante para el que quiere hacer algo especial? ¿O tal vez eres simplemente un profesional muy apasionado que quiere estimular el crecimiento local de su sector y por eso quiere organizar una pequeña conferencia usted mismo? ¿Alguna vez pensó en reservar una conferencia con la ayuda de un planificador de eventos experimentado como Evenses? *
    Somos conocidos en los Países Bajos y Bélgica como una de las mejores direcciones cuando se trata de organizar fiestas y eventos, y reservar y proporcionar todo tipo de entretenimiento y servicios relacionados, pero también somos muy activos en la organización y reserva de conferencias. para nuestros clientes. Desde conferencias locales a pequeña escala hasta conferencias extensas para visitantes internacionales, tenemos los servicios, los contactos y la experiencia para ayudarlo a organizar la conferencia perfecta.

La ayuda de un grupo experimentado suele ser muy útil al organizar una conferencia, especialmente si nunca ha organizado una conferencia usted mismo. Sin embargo, eso no quiere decir que no podamos ser de valor añadido para las personas que ya han organizado varios congresos, porque muchos pueden llegar a ti como organizador. A menudo ocurre que cuanto más grande o más elaborada es la conferencia, más elementos hay que tener en cuenta y más complejos pueden llegar a ser estos elementos. Como organizador, usted es en última instancia responsable de todo, desde administrar el acceso y organizar la logística hasta encargarse de cualquier catering y algo de entretenimiento para los asistentes.

Al reservar una conferencia con nosotros, podemos ayudarlo a facilitar un poco el trabajo. Esto hace que sea más fácil mantener una visión general y puede concentrarse en las tareas que no puede o no desea renunciar. Piense, por ejemplo, en ofrecer un sencillo catering a los visitantes de la conferencia. Por ejemplo, podríamos instalar uno o más camiones de comida dentro o fuera del recinto de la conferencia. Otro ejemplo sería ayudarlo a reservar y construir escenarios confiables y equipos asociados, como sistemas de iluminación y sonido.

No tiene por qué ser difícil reservar la conferencia perfecta para su ocasión, pero dada la variedad de opciones para conferencias en los Países Bajos y Bélgica, en general es una buena idea contar con la ayuda de una empresa que tiene experiencia en el campo de este tipo de reservas. No todas las opciones que ofrecemos se adaptarán a la conferencia que vas a organizar. Evenses tiene una amplia cartera de proveedores de servicios, actos en vivo y otras opciones que no estarían fuera de lugar en la mayoría de las conferencias. Nos complace utilizar esa experiencia y conocimientos para ayudarlo, de modo que pueda reservar la conferencia perfecta.

Nuestros especialistas en entretenimiento están disponibles los siete días de la semana a través del formulario de cotización en nuestro sitio web, o por correo electrónico o por teléfono. Si primero desea explorar la oferta usted mismo, puede hacer la búsqueda un poco más fácil con la ayuda de nuestro motor de búsqueda. En combinación con otro material que puede encontrar en Internet, puede obtener una primera impresión de las opciones disponibles para todo tipo de conferencias. Para ayudarlo un poco más con la organización de su conferencia, también enumeraremos a continuación algunas cosas a las que debe prestar atención al organizar una conferencia y algunos consejos para hacer de su conferencia un evento exitoso.

** A qué debe prestar atención al organizar un congreso **

Por supuesto, todo depende del tipo de conferencia que vayas a organizar, pero puedes asumir que, como organizador, generalmente tienes que prestar atención a muchas cosas. En última instancia, si todo va bien, no está solo, especialmente si está considerando trabajar con Evenses, pero el organizador todavía tiene mucha responsabilidad. Por esa razón, hemos enumerado algunos de esos elementos a continuación.

** El tamaño del lugar **

Esto puede parecer lógico, y en realidad lo es, pero le sorprendería saber cuántas conferencias se llevan a cabo en lugares que son demasiado pequeños o demasiado grandes para el tamaño del evento y la cantidad de asistentes. Es muy importante tener una buena idea de cuántas personas puedes esperar en la conferencia, porque de esta manera sabrás qué lugares se adaptan mejor a la ocasión. Un espacio o una ubicación demasiado pequeña es un problema por razones obvias, pero reservar una ubicación demasiado grande también puede tener efectos negativos en la conferencia. Esto no solo es una pérdida de dinero, sino que también da la imagen de una conferencia con poca asistencia.

** La infraestructura logística **

Especialmente para conferencias más grandes para las que un gran número de personas acuden a su ubicación, es importante que la infraestructura en las inmediaciones de la ubicación pueda manejar tales números. La ventaja aquí es que muchos lugares adecuados para conferencias más grandes a menudo se encuentran en puntos bien conectados y de fácil acceso. No obstante, ten en cuenta cuántas personas vendrán y sobre todo qué tipo de transporte vendrán al lugar al momento de elegir un lugar para la conferencia que vas a organizar.

** Consulta el calendario **

Uno de los primeros hitos en la organización de una conferencia es fijar la fecha. Nuestro personal especializado puede ayudarlo a elegir la fecha perfecta en función de varios factores. Por ejemplo, es útil saber qué otras conferencias y eventos importantes se llevarán a cabo aproximadamente al mismo tiempo, ya que esto puede bloquear la infraestructura alrededor del lugar de la conferencia y aumentar los precios de, por ejemplo, vuelos y habitaciones de hotel. Además, en muchos casos es aconsejable que la conferencia no se lleve a cabo durante el fin de semana o durante las vacaciones, ya que muchas personas consideran que asistir a conferencias es un trabajo.

** Algunos consejos para organizar una conferencia que se destaque **

Mientras que el encabezado anterior se refiere principalmente a elementos básicos que debe tener en cuenta al reservar una conferencia, en este artículo entraremos en más detalle sobre las cosas que puede hacer para darle a su evento un poco más. Después de todo, como organizador quiere que su conferencia sea única y que la gente hable de ella durante mucho tiempo.

** Piensa en un tema apropiado para la conferencia **

En una conferencia, le gustaría crear un sentido de unión entre los visitantes y puede resultar útil idear un tema. Además, con un tema general también puede reunir todos los elementos de la conferencia, desde el logotipo y la marca hasta la ubicación y la logística interna, para que realmente sea un todo coherente. Qué tema encaja bien con la conferencia que vas a organizar depende mucho de la industria o el tema, pero temas generales como “Juntos somos más fuertes”, “La educación en el siglo XXI”, o similares pueden tener un valor agregado considerable. .

** Obtenga experiencia **

Escribimos antes que al reservar una conferencia, pueden surgir muchas cosas y, a menudo, al mismo tiempo. Así que no tenga miedo de delegar, especialmente cuando se trata de una gran conferencia, pero luego debe hacer todo lo posible para atraer a buenas personas. Al contratar, por ejemplo, un especialista en marketing o un asistente administrativo, puede transferir algunas tareas y concentrarse en otras cosas usted mismo. Evenses puede ayudarlo a reservar una conferencia de esa manera.

** La relajación también es importante **

Finalmente, también es importante ofrecer una pequeña variación a los visitantes. La mayoría de las conferencias son ocasiones serias en las que la gente viene a trabajar, aprender y establecer contactos, pero eso no significa que no pueda ofrecerles algo divertido para cuando necesitan un descanso. ¿Qué tal, por ejemplo, un comedor lleno de magos moviéndose entre personas almorzando, o un puesto de poffertjes en la entrada?

** Lo que Evenses puede hacer por ti **

Como especialistas en planificación de eventos y entretenimiento, trabajamos con un amplio portafolio de proveedores de servicios adecuados para todo tipo de conferencias, desde pequeños eventos locales hasta conferencias masivamente elaboradas que atraen a personas de todo el mundo. Ya sea que desee organizar una conferencia regional para su industria con catering que será recordado durante mucho tiempo, o una gran conferencia en un gigantesco complejo que aún necesita estar completamente equipado para la ocasión, Evenses estará encantado de ayudarlo a encontrar las opciones ideales. para buscar y reservar para su evento. Al reservar una conferencia, puede hacerla completamente única, especialmente si ya se forma una buena idea antes de qué tipo de conferencia va a organizar y cómo desea implementar las múltiples facetas de esa organización.

*** ¿Organizas una conferencia *** para tu empresa? Tan pronto como haya encontrado la ubicación de la conferencia, el centro de conferencias o la sala de conferencias, es importante elaborar el programa o la planificación de la conferencia. A menudo ocurre que alguna forma de entretenimiento está disponible en una conferencia. En Evenses nos complace ayudarlo a brindar entretenimiento a su reunión, no dude en [contactar] (https://www.evenses.com/contact "contact Evenses") [] (https: //www.evenses .com / contacto). Tenemos suficiente experiencia para encontrar el entretenimiento adecuado para su conferencia, reunión o conferencia. Desde salas de conferencias pequeñas a grandes y desde centros de conferencias básicos hasta lujosos, podemos ofrecer entretenimiento a precios competitivos y económicos. Por ejemplo, puede reservar una [banda] (https://www.evenses.com/band "banda para conferencia"), [orquesta] (https://www.evenses.com/orkest "Orquesta de libros para su conferencia") o reservar [cantante] (https://www.evenses.com/ cantante "reservar solista para su reunión"), pero también reservar un [presentador] (https://www.evenses.com/presentation "Conferencia de presentadores") o contrate un [act] (https://www.evenses.com/act "Book Congress Act") con nosotros para su conferencia.

¿Está buscando específicamente música de fondo que toque, por ejemplo, una [banda de jazz] (https://www.evenses.com/jazz-band "Book Jazz band"), [dúo] (https://www.evenses.com/music- dúo "libros de dúo para su conferencia"), trío, [orquesta] (https://www.evenses.com/orkest "Libros de orquesta para conferencia") o [solista] (https://www.evenses.com/solist "libro solo") se proporciona? ¿O está buscando un acto de apertura o un acto de clausura espectacular, como un [espectáculo de fuego] (https://www.evenses.com/vuurshow "organizar un espectáculo de fuego como acto de apertura o acto de cierre"), [espectáculo de robots] (https: //www.evenses .com / robot show "Reserve un espectáculo de robots para su conferencia"), [dance show,] (https://www.evenses.com/dansshow "Dance show como acto de apertura o acto de clausura") o [acrobacias] (https: // www. evenses.com/acrobat "Reserve acrobat para su conferencia")? ¡Todo esto se puede arreglar con [Eventos de la agencia de reservas] (https://www.evenses.com/contact "Detalles de contacto Eventos de la agencia de reservas")!

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¿Tiene curiosidad por nuestros productos y servicios o desea más información sobre las posibilidades que podemos ofrecerle? No dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarle, porque en [Evenses] (/ agencia de reservas "agencia de reservas") se encuentra en el lugar adecuado para el entretenimiento de su conferencia, reunión o congreso. Evenses siempre ofrece un producto a medida de [magos] (https://www.evenses.com/magician "libros de magos para su conferencia") a [bailarinas del vientre] (https://www.evenses.com/buikdansshow "danza del vientre libros para su reunión ") y de [DJs] (https://www.evenses.com/dj" Reserve un DJ para su reunión ") a [artistas famosos] (https://www.evenses.com/node/12487 "Tu artista famoso para tu conferencia") para tu conferencia.