Organiza el entretenimiento de tu Congreso
¿Formas parte del consejo asesor de tu empresa y te han pedido proponer una forma de acercar a los grandes y pequeños actores de la industria? ¿Trabajas en una empresa que organiza congresos y eventos a gran escala, y el año que viene hay uno importante para el que quiere hacer algo especial? ¿O tal vez eres un profesional muy apasionado que quiere estimular el crecimiento local de su sector y quiere organizar una pequeña conferencia o congreso usted mismo? ¿Alguna vez has pensado en reservar un congreso con la ayuda de un planificador de eventos experimentado como Evenses?
Somos conocidos como una de las mejores compañías cuando se trata de organizar fiestas y eventos, además de reservar y proporcionar todo tipo de entretenimiento y servicios, pero también somos muy activos en la organización y reserva de entretenimiento para congresos. para nuestros clientes. Desde congresos locales a pequeña escala hasta congresos extensas para visitantes internacionales, tenemos los servicios, los contactos y la experiencia para ayudarte a organizar el congreso perfecto.
La ayuda de una empresa experimentada suele ser muy útil al organizar un congreso, especialmente si nunca has organizado una conferencia por tu cuenta. Sin embargo, eso no quiere decir que no podamos ser un valor añadido para las personas que ya han organizado varios congresos. A menudo ocurre que cuanto más grande o más elaborado es el congreso, más elementos hay que tener en cuenta y más complejos pueden llegar a ser estos elementos. Como organizador, eres en última instancia responsable de todo, desde administrar el acceso y organizar la logística hasta encargarse del catering y algo de entretenimiento para los asistentes.
Al reservar un congreso o conferencia con nosotros, podemos ayudarte a facilitarte un poco el trabajo. Esto hace que sea más fácil mantener una visión general y poder concentrarse en las tareas a las que no puede o quiere renunciar.
Piensa, por ejemplo, en ofrecer un sencillo catering a los visitantes del congreso. Por ejemplo, podemos instalar uno o varios camiones de comida dentro o fuera del recinto de la conferencia. Otro ejemplo sería ayudarlo a reservar la instalación de un escenario seguro y equipos extras, como los sistemas de iluminación y sonido.
No tiene por qué ser difícil reservar el congreso perfecto para su ocasión, pero dada la variedad de opciones para congresos en España, en general es una buena idea contar con la ayuda de una empresa que tiene experiencia en el campo de este tipo de reservas.
Evenses tiene una amplia cartera de proveedores de servicios, actos en vivo y otras opciones que encajarían a la perfección en la mayoría de los congresos. Nos gusta utilizar esa experiencia y conocimientos para ayudar a nuestros clientes, de modo que pueda reservar el congreso perfecto.
Nuestros especialistas en entretenimiento están disponibles los siete días de la semana a través del formulario de cotización en nuestro sitio web, por correo electrónico o por teléfono. Si primero desea explorar la oferta usted mismo, puede hacer la búsqueda un poco más fácil con la ayuda de nuestro motor de búsqueda. Para ayudarte un poco más con la organización de tu congreso, también enumeraremos a continuación algunas cosas a las que debes prestar atención al organizar un congreso y algunos consejos para hacer de tu congreso o conferencia un evento de éxito.
Aspectos a tener en cuenta al organizar un congreso
Por supuesto, todo depende del tipo de conferencia o congreso que vayas a organizar, pero puedes asumir que, como organizador, generalmente tienes que prestar atención a muchas cosas.
En última instancia, si todo va bien, no estás solo, especialmente si estás considerando trabajar con Evenses, pero el organizador tiene una gran responsabilidad. Por esa razón, hemos enumerado algunos de esos elementos a continuación.
El tamaño del lugar
Esto puede parecer lógico, y en realidad lo es, pero te sorprendería saber cuántos congresos se llevan a cabo en lugares que son demasiado pequeños o demasiado grandes para el tipo de evento y la cantidad de asistentes. Es muy importante tener una buena idea de cuántas personas puedes esperar en la conferencia o congreso, porque de esta manera sabrás qué lugares se adaptan mejor a la ocasión. Un espacio o una ubicación demasiado pequeña es un problema por razones obvias, pero reservar una ubicación demasiado grande también puede tener efectos negativos en el congreso. No solo es una pérdida de dinero, sino que también da la sensación de una conferencia con poca asistencia.
La infraestructura logística
Especialmente para congresos grandes a los que acuden un gran número de invitados, es importante que la infraestructura en las inmediaciones de la ubicación sea accesible para este tipo de eventos. La ventaja aquí es que muchos lugares adecuados para congresos más grandes a menudo se encuentran en puntos bien conectados y de fácil acceso. No obstante, ten en cuenta cuántas personas vendrán y sobre todo en qué tipo de transporte vendrán en el momento de elegir un lugar para el congreso que vas a organizar.
Consulta el calendario
Uno de los primeros hitos en la organización de una conferencia o congreso es fijar la fecha. Nuestro personal especializado puede ayudarte a elegir la fecha perfecta en función de varios factores. Por ejemplo, es útil saber qué otros congresos y eventos importantes se llevarán a cabo en fechas cercanas, ya que esto puede bloquear la infraestructura alrededor del lugar del congreso y aumentar los precios de, por ejemplo, vuelos y habitaciones de hotel. Además, en muchos casos es aconsejable que el congreso no se lleve a cabo durante el fin de semana o durante las vacaciones, ya que muchas personas consideran que asistir a congresos o conferencias forma parte del trabajo.
Algunos consejos para organizar un congreso que destaque
Mientras que anteriormente nos referíamos a elementos básicos a tener en cuenta al reservar un congreso, en este artículo entraremos en más detalle sobre qué puedes hacer para darle a tu congreso un poco más. Después de todo, como organizador quiere que su conferencia o congreso sea único y que la gente hable de ella durante mucho tiempo.
Piensa en un tema apropiado para el congreso
En un congreso, es importante crear unión entre los visitantes y para ello puede resultar útil idear un tema. Además, con un tema general también será más fácil organizar todos los elementos del congreso, desde el logotipo y la marca hasta la ubicación y la logística interna, para que realmente sea un todo coherente. Qué tema encaja bien con el congreso que vas a organizar depende mucho de la industria o el tema, pero temas generales como “Juntos somos más fuertes”, “La educación en el siglo XXI”, o similares pueden tener un valor agregado considerable.
Obtenga experiencia
Como dijimos antes, al reservar un congreso, pueden surgir muchas cosas y, a menudo, al mismo tiempo. Así que no tenga miedo de delegar, especialmente cuando se trata de un gran congreso.
Al contratar, por ejemplo, un especialista en marketing o un asistente administrativo, puedes delegar algunas tareas y concentrarte en otras tú mismo. Evenses puede ayudarte a reservar un congreso de esa forma.
La relajación también es importante
Finalmente, también es importante ofrecer un poco de entretenimiento para los visitantes. La mayoría de los congresos son ocasiones serias en las que la gente viene a trabajar, aprender y establecer contactos, pero eso no significa que no puedas ofrecerles algo divertido para cuando necesitan un descanso. ¿Qué tal, por ejemplo, un comedor lleno de magos moviéndose entre personas almorzando, o un puesto de sushi en la entrada?
Lo que Evenses puede hacer por ti
Como especialistas en planificación de eventos y entretenimiento, trabajamos con un amplio portafolio de proveedores de servicios adecuados para todo tipo de congresos, desde pequeños eventos locales hasta congresos con una gran organización detrás que atraen a personas de todo el mundo. Tanto si deseas organizar un congreso regional para tu empresa que será recordado durante mucho tiempo, o un gran congreso en un gigantesco complejo en el que necesitas estar completamente equipado para la ocasión, Evenses estará encantado de ayudarte a encontrar las opciones ideales para buscar y reservar para su evento. Al reservar un congreso, puedes hacerlo completamente único, especialmente si ya se forma una buena idea antes de qué tipo de congresos va a organizar y cómo desea implementar las múltiples facetas de esa organización.
¿Organizas un congreso para tu empresa? Tan pronto como haya encontrado la ubicación de congresos, el centro de congresos o la sala de conferencias, es importante elaborar el programa o la planificación de este congreso. A menudo ocurre que alguna forma de entretenimiento está disponible en un congreso.
En Evenses nos complace ayudarte a dar entretenimiento a tu congreso o reunión. Así que no dude en contactar con nosotros.
Tenemos suficiente experiencia para encontrar el entretenimiento perfecto para su congreso, reunión o conferencia. Desde salas de congresos pequeñas a grandes y desde centros de conferencias básicos hasta lujosos, podemos ofrecer entretenimiento a precios competitivos y económicos. Por ejemplo, puede reservar una banda de música, una orquesta o reservar un [cantante] (/solistas "cantantes para congresos") profesional, pero también reservar un espectáculo en directo o incluso una actuación teatral con nosotros para su congreso.
¿Está buscando específicamente música de fondo tocada, por ejemplo, por una banda de jazz, un dúo para amenizar el congreso? ¿O está buscando un acto de apertura o un acto de clausura espectacular, como un espectáculo de fuego, espectáculo de baile o acrobacias? ¡Todo esto puedes reservarlo a través de Evenses!
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¿Tiene curiosidad por nuestros productos y servicios o desea más información sobre las posibilidades que podemos ofrecerle? No dude en ponerse en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarle, porque Evenses es el lugar adecuado para el entretenimiento de su conferencia, reunión o congreso. Evenses siempre ofrece entretenimiento a medida para tu congreso.
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